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[문서중앙화 클라우드 서비스] 알면 알수록 놀라운 mcloudoc !!

mcloudoc & ClouDoc 2019. 1. 3. 18:50

 

 

안녕하세요!

문서중앙화 전문기업 넷아이디 입니다!

 

 

벌써 2019년 새해가 밝았습니다

2019년도에 좋은일들만 가득하시길 기원합니다.

 

 

오늘은 문서중앙화 도입을 고민하시는 분들께

아주 유익한 정보를 전해드리려고 합니다!

 

 

보통 문서중앙화 라고 하면

대부분 로컬 PC의 저장 금지, 반출 절차, 디바이스 통제, 매체제어 등의

내용을 떠올리실텐데요!

 

 

그러나 문서중앙화 클라우드 서비스 'mcloudoc'은 그보다

매우 심층적이고, 업무 효율을 높일 수 있는 다양한 기능을 보유하고 있다는 사실!!

알고계셨나요~~?

 

 

오늘은 문서중앙화 클라우드 서비스 'mcloudoc'의

보안 뿐만아니라, 업무 효율성까지도 up up! 시킬 수 있는

기능을 살펴보도록 해요!

 


 

 

 

1. 내용 검색 기능

 

 

mcloudoc은 기본적으로 윈도우 기반의 제품이기 때문에

중앙서버에 있는 문서를 윈도우 탐색기에서 검색이 가능하며,

문서의 메타 정보(JPG, PNG, MP3, MP4, DWG 등)까지 검색이 가능합니다!

 

 

또한,  mcloudoc의 검색기능은 파일이름 검색 뿐만아니라

검색엔진을 통하여 파일의 내용까지 검색하실 수 있습니다.

 

 

** 검색 기능 활용 사례 **

 


1. 특정 문서를 작성해야하거나 참고하려고 할때,

내용의 키워드로 검색하여 빠르게 자료를 수집할 수 있습니다.

 


2. 팀원 중, 특정사용자가 작성한 문서를 찾을 때에도

 키워드로 작성자를 지정하여 문서를 찾을 수 있습니다.

사용자는 퇴사자 혹은 외근자 등 자리에 없는 직원이 될 수 있겠네요!

 


3. 새로운 프로젝트 시작으로 인하여 과거 프로젝트 산출물이 필요할 경우가 있습니다.

이럴 때에는 과거 특정 기간동안 작성된 문서를 지정하여 찾을 수 있습니다.

 


 

 

 

 

2. 개인정보 보호 기능

 

 

기본적인 문서중앙화 mcloudoc의 DiskLock기능으로

모든 문서는 모두 각 직원의 PC로컬디스크가 아닌

중앙의 mcloudoc서버로 저장된다는 것을 알고 계실겁니다.

그렇다면 개인정보 보호기능이 별도로 존재하는 이유는 무엇일까요??

 

바로 개인정보 보호 기능은 검출패턴 관리가 가능하기 때문인데요! 
개인정보에 해당하는 다양한 검출 패턴을 등록(주민등록번호, 휴대폰 번호 등)하고 관리하게 됩니다.
개인정보 검출 문서에 대해서 사용자는 보유, 오탐, 격리, 삭제, 해제 등의 사용자 관리 기능을 제공하며,
개인, 팀장, 서비스 관리자 등에 적합한 개인정보 검출 관련 안내 메일이 발송됩니다.


또한, mcloudoc의 개인정보 보호 기능은 접근권한을 통제할 수 있습니다.
중앙에 저장한 문서는 폴더 별 권한 설정에 따라

접근이 허용된 사용자만 문서의 열람이 가능합니다.

 


문서 열람이 가능하다 하더라도 PC로 복사나 다른이름 저장 등의

유출 가능성이 있는 행위에 대해서는 금지하여

개인정보가 포함된 문서를 안전하게 관리할 수 있습니다.

 

그리고 접근기록도 기록 및 관리가 가능하여 

서비스관리자라면 언제든지 모니터링이 가능합니다.

누가 어떤 개인정보 기록을 확인하였고 수정하였으며 복사, 삭제하였는지 알 수 있겠죠??

 

이러한 개인정보 보호 기능은 고객의 개인정보 뿐만 아니라

금융정보까지 보관하는 금융사 그리고 개인 환자정보를 보관하고 있는 병원에서

매우 유용한 기능이라고 할 수 있습니다.

 


 

 

 

3. 외부 DRM 기능

 

 

 

 외부 협력사에 파일을 안전하게 전달하기 위해 반출 항목에 대하여 암호화하여 전달합니다.
이렇게 암호화된 파일은 인증된 협력사 사용자만이 허용된 권한에 한해서만 확인이 가능합니다.

 

사용자는 파일 전송방법을 선택할 수 있는데,

파일을 메일로 첨부할 수도 있고,

용량이 클 경우에는 링크로 전달할 수도 있습니다.

보통의 경우 하나의 문서를 보내는 경우가 대부분이겠지만

다량의 문서를 전달해야하거나, CAD도면 혹은 프로젝트 문서를 전달해야 할 경우에는

폴더 구조를 유지하면서 전달이 가능합니다.

 

수신자의 경우, 온라인/오프라인 방법으로 문서를 받아 볼 수 있습니다.

오프라인의 경우 발신자로부터 전달받은 암호 입력을 통해서 인증을 받을 수 있으며,

온라인의 경우 이메일OTP (One Time Password), 열람횟수 제한의 방식으로 문서를 보호합니다.

 

 


 

 

 

4. 대외문서교환 서비스

 


대외문서교환 서비스는 자체 서버를 통해 대용량 파일을 외부에 발송하기 위한 서비스 입니다.
내부 직원과 협력사가 모두 접근 가능한 인터넷 구간인 DMZ구간에 서버를 설치하여

안전하게 대용량 문서를 주고 받는 환경을 제공합니다.

 

 
협력사에 문서링크를 발송을 위해 반출 승인 절차를 거치면

링크메일을 통해 외부기관으로 문서 발송 가능해 집니다.
이렇게 발송된 문서는 비상시에 사후 추적을 위해 복제되고 발송 이력도 관리할 수 있습니다.

 


외부 협력사는 게스트 아이디를 부여받아 대외문서 교환서버에 업로드 할 수 있고,

이렇게 업로드한 대외문서 교환서버의 문서는

내부 문서중앙서버로 자동 복사되어 확인할 수 있습니다.

 

 


 

 

 

 

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