안녕하세요 문서중앙화 솔루션 전문기업 엠클라우독입니다.
문서중앙화 솔루션 신규 기능 소식 전달드리고자 합니다.
2024년 신규 기능을 앞으로 하나씩 전달드릴 예정이니,
많은 기대 부탁드립니다!
오늘 소개해 드릴 신규 기능은 바로 <외부 DRM 회송 기능>입니다.
엠클라우독에 관심 많으신 분들이 보도자료를 통해 접했을지도 모르겠습니다!
https://www.boannews.com/media/view.asp?idx=127346&kind=
엠클라우독, 문서중앙화 솔루션 외부 DRM 회송 신규 기능 출시
문서중앙화 솔루션 전문기업 엠클라우독(대표 유상열)이 외부 DRM 편집 및 회송 신규 기능을 정식 출시했다. 이 기능은 반출 및 열람 기능을 제공하는 기존 외부 DRM 기능에 추가돼 원청사에서 보
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엠클라우독은 안전한 문서 반출을 위해
이전부터 문서중앙화 솔루션에 기반한 외부 DRM 기능을 제공해왔습니다.
문서 관리 및 보안을 위해 문서중앙화 솔루션을 택했지만
업무 특성상 외부 소통이 잦을 때, 외부 협력사와 원활한 협업을 가능하게 하는 기능입니다.
반출 항목을 암호화하여 인증된 협력사 사용자만이 허용된 권한에 한하여 문서를 열람 가능하게 만든 것이죠!
외부 DRM 반출 기능
엠클라우독 문서중앙화 솔루션 외부 DRM 반출 기능은
1️⃣ 기업의 중요한 정보나 데이터를 보호
2️⃣ 특정 사용자나 그룹에게만 접근을 허용하여 콘텐츠 접근을 제한
3️⃣ 외부로의 무단 유출 방지
하여, 기업용 DRM 기능의 역할 또한 충실히 제공하고 있습니다.
외부 DRM 반출 기능은 다음과 같은 프로세스로 반출을 진행합니다.
외부 DRM 반출 프로세스
1. 원청사에서 문서를 외부 DRM 기능으로 반출 승인 후 반출 프로세스 시작
2. 반출된 문서는 DMZ Zone(Demilitarized Zone) 내, 외부 DRM 서버로 업로드
3. 외부 협력사에서 수신 받은 외부 DRM 링크를 통해 열람 절차를 밟은 후
4. 문서를 확인하는 것까지의 과정
개선된 외부 DRM 반출
또한 이번 외부 DRM 회송 신기능을 출시하면서
기존의 반출 기능에서도 개선 사항이 있습니다.
반출 과정 시 개선 사항
1. 마법사 형태의 UI로 사용 편의성 증가
2. 열람 가능 프로그램 설정 없이 반출 가능
3. 반출 세부 사항에 외부 사용자 편집 허용 권한 추가
기존 외부 DRM 반출 신청은
한눈에 모든 신청 절차가 보이지만
그만큼 한 페이지에 모든 기능이 나열되어 있어
어떻게 기능을 사용해야 할지, 어렵게 느껴진다는 피드백이 있었습니다.
이에 열람 가능한 프로그램 설정 없이 관리를 단순화하고,
한 페이지에 하나의 내용만 볼 수 있는 마법사 형태로 UI를 개선하여
외부 DRM 기능 사용자라면 누구나 쉽게 이용할 수 있도록 기능을 개선했습니다!
외부 DRM 반출 UI 개선 - 마법사 형태의 편리한 UI
1️⃣ 외부 DRM을 통해 반출할 파일 또는 폴더를 선택하고
2️⃣ 인증 방식을 온라인/오프라인 중에 선택 후 각 절차에 맞는 OTP 또는 패스워드를 지정합니다.
3️⃣ 승인권자에게 결재를 올리면서 외부 DRM 반출을 신청합니다.
4️⃣ 이때 '협력사 편집 허용 여부'를 선택하게 되는데 회송 기능이 출시되면서 추가된 기능입니다!
반출 신청이 완료되었습니다!
이제 링크 복사를 해서 협력사 담당자에게 전달하면
열람을 위한 프로세스를 밟게 됩니다!
외부 DRM 링크를 수신하면, 열람 프로세스가 안내사항으로 제공됩니다.
안내 사항에 따라
1️⃣ 외부 DRM 에이전트를 설치하고
2️⃣ 수신한 링크로 반출 문서 다운로드 후 암호화된 반출 문서를 열어
3️⃣ 파일 열람 시 설정된 정책에 맞게 인증 절차를 거치고 나면
반출된 문서를 열람하게 됩니다.
외부 DRM으로 반출된 문서는 협력사 PC에서도
1. 저장 금지
2. 이동 복사 금지
3. 인쇄 금지
4. 화면 캡처 금지
5. 클립보드 복사 금지
등 문서 보안 기능이 활성화됩니다.
외부 DRM 회송 기능 | 신규 기능
외부 DRM 회송 기능은
원청사에서 문서를 외부 DRM 기능으로 반출 후
외부 협력사에서 문서를 열람한 절차 다음에
외부 협력사에서 원청사로 문서를 편집 후 회송할 수 있는 신기능입니다!
편집하고 회송하는 단계에서 문서가 유출될까 걱정될 수 있지만
외부 DRM 회송 기능은 이러한 걱정까지 방지합니다!
1️⃣ 편집한 문서는 외부 DRM 문서함 외에
로컬 디스크 혹은 보조기억장치에 저장할 수 없음
2️⃣ 웹브라우저 혹은 메일에 첨부하는 행위 또한 차단
위와 같이 철저하게 문서 유출을 방지하기 때문입니다.
또한 반출 단계에서 편집을 허용하지 않은 외부 DRM 문서는 편집/회송 기능을 사용할 수 없습니다!
회송 방법 - 온라인/오프라인 회송
회송 방법은 온라인과 오프라인으로 구분되며 회송 세부 설정을 통해 선택할 수 있습니다.
온라인은 편집 후 바로 DMZ 구역에 있는 외부 DRM 서버로 회송 파일을 전송하는 방법이고,
오프라인은 네트워크 사용이 불가능할 경우!에도 회송하는 방법입니다.
온라인 회송 절차
온라인으로 회송할 때 회송 파일은 암호화 및 압축된 상태로
DMZ에 있는 외부 DRM 서버로 전송됩니다.
이렇게 외부 DRM 서버로 전송된 회송 파일은
원청사의 문서중앙화 서버에서 복호화 및 압축 해제되어야 열람 가능합니다.
오프라인 회송 절차
오프라인으로 회송할 때는 회송 파일이 로컬 디스크에 압축 및 암호화됩니다.
이 회송파일을 협력사 사용자가 이메일, 메신저, USB 등을 이용해
원청사 사용자에게 파일을 직접 전달하는 방식입니다.
이때 회송 파일은 문서중앙화 중앙문서함에 저장해야만 압축 해제 및 복호화 작업이 진행됩니다.
즉, 오프라인으로 전달되었어도
문서중앙화 시스템 내 중앙문서함에 저장되어야만 회송 파일을 열람할 수 있습니다!
엠클라우독은 22년 노하우로 기업 내 문서 관리와 보안을 위해
문서중앙화 솔루션, 인공지능 지식관리 솔루션을 제공하고 있습니다!
안전하고 효율적인 업무 환경을 위해 더욱 나아가도록 하겠습니다.
오늘 소개받은 기능이 궁금하시다면 영업팀 문의를 통해 더 자세히 안내받으실 수 있습니다.
엠클라우독 신규 기능 출시 내용은 다음 편에서 이어집니다.
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