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공공기관의 문서관리, 문서중앙화 클라우독으로 외양간부터 튼튼하게!

by mcloudoc & ClouDoc 2018. 1. 25.

 

안녕하세요, 넷아이디입니다~

계속되는 한파에 정신이 없을 정도로 추운데요, 모두 독감 걸리지 않게 조심하세요!

 

 

 

 

 

 


 

 

오늘은 문서 관리에 대해 이야기해보겠습니다. 공공기관의 잇따른 문서 관리 소홀이 문제점으로 지적되고 있습니다.

 

 

먼저, 요즘 큰 이슈인 한국수자원공사 관련입니다.

 

 

K-Water(한국수자원공사)는 최근 4대강 사업 관련 문서들이 파기되고 있다는 보도와 관련하여, 국가기록원 현장실사와 국토교통부 감사에 성실히 임하고 있다고 밝혔습니다.


문제가 되는 파기 대상 자료는 사무실 이동 및 집기 교체 과정에서 그동안 각 부서 담당자가 보관하고 있던 자료참고하기 위해 출력한 사본 자료 일부인데요, 이를 전문업체에 위탁/파기하려는 과정에서 발생한 문제로 주요 문서에 대한 계획적이고 조직적인 파기 의혹은 사실이 아니라고 설명했습니다.


또한, 이러한 의혹은 기록물 보존과 파기 절차 준수 이행이 일부 미흡해 발생한 것으로 "1997년 이후 모든 문서를 전자문서시스템에서 관리하고 있으나, 좀 더 세심하고 철저하게 관리를 하겠다."고 말하며 앞으로는 전자문서시스템 등 기록물관리시스템을 재점검하고 이런 일이 재발하지 않도록 더욱 엄격하게 관리할 계획이라고 했습니다.

 



국민건강보험공단의 사례도 한 번 보시죠.


 


 

국민건강보험공단의 경우, 약가협상 업무를 수행하면서 주요 문서를 수기로 입력해 관리하고 있는 것으로 확인됐습니다.

공단의 최근 종합감사 보고서에 따르면, 약가협상 통합시스템 구축까지 수기자료의 변경 이력 관리의 적절성을 검토하고 전산관리방안을 수립해야 하지만 이뤄지지 않았습니다. 또한, 관련 문서 중에서 전결권자가 위임전결규칙과 업무처리 지침에 서로 다르게 규정돼 있어 개선이 필요한 것으로 지적됐습니다.


특히, 반복적으로 이뤄지는 업무에 대한 표준화/전문화된 매뉴얼의 부재, 모니터링 결과도 조사 담당자와 공유하지 않은 것으로 확인되었으며, 정보가 정보시스템에 일부 반영되지 않은 사례 등이 적발됐습니다.


이는 예전부터 꾸준히 지적되었던 문제점으로 2015년에도 약가협상 및 협상약제 사후관리 등을 할 때 정형화된 업무 매뉴얼이 없어 처리와 문서관리의 소홀함이 드러난 적이 있습니다.



 

 

 

 


 


 

공공기관의 문서관리, 이대로 괜찮은 걸까요?


 

 

 

 

 

 

 

 

기업이나 기관에서는 하루에도 수많은 문서가 생성되고 없어지고 있습니다. 이를 체계적으로 관리하지 않으면 결국 문제가 생기겠죠.




매 번 문제가 생긴 후에야 앞으로 심혈을 기울여 관리하겠다는 반복되는 도돌이표...

소 잃고 외양간 고치는 대신, 문서중앙화 솔루션 클라우독으로 외양간부터 튼튼하게 고쳐보아요!

 

 

 

 

 



클라우독은 중앙 서버에 총 3가지의 문서함을 제공합니다.






 

① 개인문서함

개인 전용 드라이브로, 본인의 폴더를 다른 구성원에게 공유할 수 있습니다.

 


② 부서문서함

전사/부서 단위의 업무용 공용공간입니다. 권한에 따라 폴더 목록 및 사용 권한을 달리 지정할 수 있습니다.

특히 부서문서함은 조직 내 서열에 따라 열람 가능한 폴더의 범위를 다르게 할 수 있습니다. 또한, 분류 체계를 구성하고 기밀 문서도 관리할 수 있습니다.

 

③ 공유문서함

다른 사람이나 부서에서 내게 공유해 준 폴더 목록을 확인할 수 있습니다.



 

 

 

 

위 문서함의 문서를 타 사용자와 다양한 방법을 통해 공유할 수 있습니다.

클라우독 계정이 없는 사용자에게도 공유가 가능하기 때문에 자료를 공유하지 않아 생기는 문제는 더 이상 NO NO NO~!


 

구성원간의 원활하고 활기찬 협업 환경이 조성되겠죠?

특히 두 기관 모두 문제점으로 지적된 문서 공유와 체계적인 관리 측면에서 굉장히 효과적이랍니다.

 


 

어디 문서 관리뿐이게요?

문서는 모두 PC의 로컬 영역이 아닌 중앙 서버에만 저장되기 때문에 강력한 보안 환경이 구축되어 유출까지 막을 수 있습니다!

 

 

거기에, 모든 문서를 중앙에 저장하고 활용하지만 PC의 운영체제와 어플리케이션은 그대로 사용하여

업무 환경 변화를 최소화! 사용자의 불편도 최소화!



 

 

 

 

 


 


이렇게 유용한 문서중앙화 솔루션 클라우독!

조달청 나라장터에도 등록이 되어 있다는 사실 ^^


 



 


 

아래 링크 참고하시어 나라장터에서 간편하게 구매해보세요!

 

 

 

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관련하여 자료를 다운로드 받고 싶으시면 넷아이디 홈페이지에 방문해 주세요!

참고하실 수 있는 여러가지 자료가 여러분의 다운로드를 기다리고 있답니다.


http://www.net-id.co.kr

 

 


 


문의사항은 아래 연락처로 연락해 주시면 빛의 속도로 답변해 드리겠습니다. :)


02-588-0708

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