[문서중앙화 엠클라우독] 클라우독 문서 링크 기능 업데이트 소식

 

 

 

 

 

 

안녕하세요.

문서중앙화 솔루션 전문기업 엠클라우독입니다. ​

 

 

 

오늘은 문서중앙화 솔루션 클라우독을 통해 직원 간 편리한 협업을 지원하는 기능인

문서링크에 대해 소개드리려고 합니다. 

 

 

 

 

 

 

문서링크란?

문서링크는 안전하고 효율적인 사내/외 사용자 간의 문서 공유와 협업을 지원하기 위한

문서중앙화 솔루션 링크 공유 기능 중 하나입니다.

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기능 유형	기능 항목	기능 개요	공유 대상
링크 공유	문서링크복사	수신자에게 중앙 문서함 파일 링크 전달, 수신자는 링크된 파일을 다운로드	문서중앙화 웹서버에 접속 가능한 내부/계열사/협력사 직원
	웹링크 복사 링크메일 보안 웹링크 복사 보안 링크메일		문서중앙화 웹서버에 접속 가능한 사내/외 직원
	대외용 웹링크 복사 대외용 링크메일		문서중앙화 웹서버에 접속할 수 없는 내부/계열사/협력사 직원

출처: mcloudoc Help Center

 

 

 

 

링크 공유는 사내 사용자는 물론 계열사와 협력사 등 외부 수신자에게

중앙문서함 내에 있는 파일 링크를 전달할 수 있는 기능으로,

파일 링크 전달을 통해 내부 문서를 안전하고 간편하게 공유할 수 있어요. 

 

 

 

수신자에게 중앙 문서함 파일 링크를 전달하면 수신자는 링크된 파일을 다운로드해서 문서를 확인하는 프로세스로 진행되며, 문서링크 생성 및 공유 절차는 다음과 같습니다!

 

1. 링크 공유 요청: 공유하고자 하는 파일을 선택 후 링크 공유 요청
2. 링크 생성: 문서중앙화 서버에서 공유 요청된 파일에 대한 웹링크 생성, 보안 강화를 위해 문서 복사본 생성
3. 승인 요청: 승인 절차 필요시 승인권자에게 승인 요청, 문서중앙화 서버에서 승인권자에게 승인 요청 알림 및 메일 발송
4. 링크 복사: 승인 처리 후 생성된 웹링크를 사용자 기기 클립보드 복사
5. 링크 전달: 클립보드에 복사된 링크를 이메일이나 메신저에 붙여 넣어 수신자에게 전달
6. 링크 접속 및 문서 다운로드/열람: 수신자는 수신한 링크에 접속하여 문서 다운로드 가능. 보안 뷰어를 사용하도록 설정한 경우, 문서 다운로드 없이 웹브라우저에서 직접 열람. 사전에 설정된 수신자 인증 절차를 거칠 수 있음

 

 

 

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관리자 기능 업데이트

관리자가 문서링크 정책을 쉽게 관리할 수 있도록 직관적인 정책 페이지 제공

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그렇다면 문서링크 기능 중 어떤 부분이 없데이트 되었는지 차근차근 살펴보겠습니다.

​먼저, 관리자가 문서링크 정책을 조금 더 용이하게 관리할 수 있도록 업데이트했습니다. 

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관리자는 문서링크를 사용하는 수신자 유형을 선택하고,

수신자 유형별로 인증 방식 설정, 승인 설정, 다운로드 설정에 대해 공통으로 설정 후

정책으로 세팅할 수 있습니다.

 

 

1. 수신자 유형: 내부 직원/계열사 직원/협력사 직원 중 선택할 수 있습니다.
2. 수신자의 인증 방식: 에이전트 로그인/이메일 OTP 인증/패스워드 인증 중 설정할 수 있습니다. ​
3. 승인 설정: 승인권자 승인이 필수인지, 승인 방식이 선결재, 후결재, 선결재/후결재인지 설정할 수 있습니다.
4. 다운로드 설정: 다운로드 유효기한과 다운로드 최대 횟수를 설정할 수 있습니다.

 

 

 

 

 

  

 

 

 

사용자 편의를 위한 직관적인 UI 업데이트

 

 

관리자가 설정한 정책은 사용자 문서링크 신청 단계에 적용됩니다.

 

 

 

이전에는 문서링크 신청 단일 페이지에 너무 많은 신청 단계가 들어있어 어렵다는 피드백이 있었습니다.

이에 엠클라우독은 사용자가 더 쉽게 문서링크를 신청할 수 있도록 인터페이스를 업데이트했는데요.

 

먼저, 이메일 OTP 인증 시 이메일 자동 완성 기능을 제공하여 사용자 편의성을 강화하였습니다.

이전에 문서링크를 보낸 이력이 있다면 그 다음번 사용 시 자동완성으로 사용자의 번거로움을 덜어냈습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

또한, 직관적이고 간결한 마법사 U/I를 제공하여 문서링크 신청 시 단계별 신청이 가능해졌습니다. 

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모바일 기능 내 문서링크 신청 U/I

 

 

 

 

 

 

 

윈도우에서만 직관적인 U/I의 문서링크 신청 단계를 사용할 수 있는 것이 아니라

모바일 클라우독 사용 시에도 사용할 수 있도록 모바일 U/I 업데이트도 함께 진행되었습니다.

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엠클라우독은 사용자 편의를 위해 지속적으로 기능을 개선하고 있습니다. ​

문서중앙화 솔루션 도입 및 오늘 안내드린 내용에 대해 더 자세히 알고 싶으시다면

아래의 영업팀으로 문의 부탁드립니다 :)

 

 

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